Wprowadzenie
Odtwarzanie dokumentacji spółek handlowych lub jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) to proces, który nabiera szczególnego znaczenia w kontekście zmian właścicielskich, przekształceń lub postępowań restrukturyzacyjnych. Nowo powołany zarząd spółki, w szczególności w przypadku spółek zadłużonych, często staje przed koniecznością rekonstrukcji brakującej, zniszczonej lub nieprzekazanej dokumentacji księgowej i korporacyjnej. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) wskazuje jednoznaczne obowiązki w zakresie prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych, co może rodzić poważne konsekwencje prawne i podatkowe w przypadku ich naruszenia.
Ten artykuł stanowi kompleksowe opracowanie tematu odtwarzania dokumentacji zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz w świetle orzecznictwa sądów administracyjnych i praktyki biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych.
Zgodnie z art. 4 ust. 3 Ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, którym w przypadku spółki jest członek zarządu (lub inny organ zarządzający), ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzenie sprawozdania finansowego oraz ochronę i przechowywanie dokumentacji księgowej. Nawet jeśli nowy zarząd obejmuje funkcję po poprzedniku, który nie przekazał dokumentów lub dopuścił się ich zniszczenia, to właśnie na nowym zarządzie ciąży obowiązek podjęcia wszelkich możliwych działań mających na celu ich odtworzenie.
Ustawa nie przewiduje zwolnienia z tego obowiązku z powodu braku dokumentów — wręcz przeciwnie, w art. 77 ust. 2 przewiduje odpowiedzialność karną za niedopełnienie obowiązków ewidencyjnych.
Odtworzeniu powinny podlegać w szczególności:
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) obowiązki są nieco inne, lecz nadal określone w Ustawie o rachunkowości, jeżeli przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość (np. po przekroczeniu limitu przychodów 2 mln euro rocznie).
Podstawy prawne procesu odtwarzania dokumentacji przez nowy zarząd obejmują:
Nowy zarząd powinien niezwłocznie po objęciu funkcji dokonać audytu stanu dokumentacji. Warto wykonać protokół z wnioskami, jakie akta są dostępne, a jakie zostały utracone lub zniszczone. Należy ustalić, czy zostały zachowane kopie elektroniczne, kopie w chmurze, faktury e-mailowe lub inne źródła informacji (np. konta bankowe, JPK, dane z PUE ZUS).
Jeśli dokumenty źródłowe zostały utracone, zarząd powinien wystąpić do dostawców, odbiorców, banków i urzędów z wnioskiem o wydanie duplikatów lub wyciągów transakcji. Instytucje finansowe (np. banki) przechowują historię rachunku przez okres nawet 10 lat i mogą pomóc w odtworzeniu obrotów spółki.
W celu prawidłowego odtworzenia ksiąg rachunkowych zaleca się współpracę z niezależnym doradcą, który pomoże w określeniu, które dane można uznać za wystarczające do uznania ksiąg za rzetelnie odtworzone, nawet jeśli są to dane pochodzące ze źródeł pomocniczych.
Po zebraniu dostępnych danych należy za pomocą systemu finansowo-księgowego dokonać rekonstrukcji ksiąg rachunkowych za dany rok lub okres. Następnie należy sporządzić protokół odtworzenia dokumentacji, z podaniem źródeł danych, zastosowanych uproszczeń oraz dat odtworzenia.
Nowo powołany zarząd ponosi odpowiedzialność za niezachowanie należytej staranności w zakresie zabezpieczenia i prowadzenia ksiąg rachunkowych, nawet jeśli objął funkcję po zarządzie, który dopuścił się zaniechań. Prawidłowe wdrożenie procedury odtworzenia dokumentacji jest więc również mechanizmem obronnym przed odpowiedzialnością na gruncie:
W wyroku WSA w Warszawie z 22 września 2022 r., III SA/Wa 455/22, sąd potwierdził, że brak dokumentacji księgowej nie zwalnia podatnika z obowiązku złożenia korekty deklaracji VAT i CIT, opierając się nawet na danych pomocniczych (np. przelewach bankowych, JPK).
Podobnie w orzeczeniu NSA z 12 lipca 2021 r., sygn. akt II FSK 2445/20, sąd stwierdził, że organ podatkowy ma prawo uznać dane odtworzone z duplikatów faktur za wiarygodne i możliwe do wykorzystania w postępowaniu podatkowym.
W praktyce częstym problemem jest brak przekazania dokumentacji przez ustępujący zarząd. W takim przypadku warto rozważyć złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z art. 276 k.k. (ukrycie dokumentu) lub art. 303 k.k. (działanie na szkodę spółki).
Nowy zarząd może również wystąpić z powództwem cywilnym o wydanie dokumentów lub dochodzenie odszkodowania z tytułu niedopełnienia obowiązków.
W kontekście postępowania restrukturyzacyjnego (np. postępowania o zatwierdzenie układu czy postępowania sanacyjnego), kompletność dokumentacji księgowej jest kluczowa dla zatwierdzenia propozycji układowych przez sąd oraz doradcę restrukturyzacyjnego.
Zarząd, który podejmie skuteczne działania naprawcze, w tym odtworzenie dokumentacji, może liczyć na istotne złagodzenie skutków art. 299 KSH, jak i zmniejszenie odpowiedzialności osobistej.